ידע מהשטח · גד אוברסיז
חזרה למאמרים ופוסטים · עמוד הבית
בחירת ספק בחו״ל היא תחילת התהליך; לפני אישור ההזמנה צריך לבדוק את פרטי הביצוע.
מצאתם מוצר, קיבלתם מחיר, והספק אומר שהוא יכול לשלוח.
לפני העברת המקדמה, כדאי להפוך את ההצעה להזמנה שאפשר לבצע: מה בדיוק קונים, מי מתחייב לספק, איך אורזים, מה כלול במחיר ואילו מסמכים יהיו זמינים.
פער בהבנה בשלב ההזמנה עלול להפוך בהמשך להוצאה נוספת או לעיכוב.
שבע השאלות הבאות נועדו לעזור ליבואנים לסגור את הפרטים מראש.
גם יצואנים יכולים להשתמש בהן כדי לנסח הצעה ברורה ללקוחותיהם.
הרשימה היא מדריך מעשי של גד אוברסיז, בהשראת עקרונות ICC להכנה למשא ומתן, בירור סמכות ואישור ההסכמות.
איש הקשר שפגשתם בפלטפורמת מסחר יכול להיות יצרן, חברת סחר או סוכן.
עבודה עם מתווך יכולה להתאים לעסקה, אך חשוב לדעת מי הצד שמוכר לכם ומי אחראי לביצוע ההזמנה.
בקשו שם חברה מלא, כתובת ופרטי זיהוי עסקיים, ובררו מי מנפיק את הפרופורמה והחשבונית ומי מוסמך לאשר את התנאים.
בדקו את ההתאמה בין המוכר בהזמנה לבין מקבל התשלום.
אם נדרשת העברה לגורם אחר, בקשו הסבר ותיעוד ובצעו אימות עצמאי לפני התשלום.
שינוי בפרטי בנק מצדיק בדיקה בערוץ קשר מוכר נוסף.
שונות בפרטים דורשת בירור ואינה כשלעצמה הוכחה להונאה.
תמונה ושם דגם אינם תמיד מפרט מספק.
הגדירו דגם, חומר, מידות, כמות, אביזרים, התאמות ונתונים טכניים הרלוונטיים למוצר.
אם אושרה דוגמה, ציינו כיצד היא מייצגת את הסחורה שתסופק ומהם מאפייני האיכות שסוכמו.
לדוגמה, שולחן שמופיע בתמונה יכול להישלח מורכב, מפורק או ללא חלק מהאביזרים.
ההבדל משפיע על השימוש, על האריזה ועל עלויות ההובלה.
בקשו אישור כתוב למפרט, ובמוצר המחייב זאת הסדירו גם בדיקת איכות, אחריות וטיפול באי התאמה.
״משלוח כלול״ צריך לקבל פירוט: עד נמל, עד שדה תעופה או עד כתובת סופית? אילו הוצאות במוצא וביעד כלולות, ומי מטפל בשחרור, במסים ובהובלה המקומית? הבדילו גם בין הובלה ופריקה לבין סבלות, הרכבה או הכנסה למבנה.
כאשר משתמשים ב־Incoterms, ציינו את הכלל, המקום המדויק והמהדורה.
בדקו בנפרד מי משלם ומתי עובר הסיכון.
בקשו פירוט של הוצאות שנותרו באחריותכם ושל חיובים שעדיין אינם ידועים, כדי שאפשר יהיה להשוות הצעות על בסיס דומה.
״שלושה שבועות״ יכול להיות מועד סיום ייצור, מועד יציאה או זמן הובלה משוער.
בררו מאיזה אירוע מתחילה הספירה: אישור ההזמנה, קבלת המקדמה או אישור המפרט.
הגדירו מועד שבו הסחורה תהיה מיוצרת, ארוזה ומוכנה לאיסוף, יחד עם המסמכים הנדרשים.
אם ההזמנה מיועדת לפרויקט או לעונת מכירות, תכננו גם את זמן ההובלה, הטיפול במסמכים והשחרור ביעד.
בקשו להבחין בכתב בין מועד התחייבות של הספק לבין הערכת הגעה.
סכמו כיצד תימסר הודעה על שינוי ומי מאשר אותו.
התחייבות הספק למועד מוכנות אינה מבטיחה מקום בהפלגה או בטיסה מסוימת.
בקשו מספר אריזות, מידות כל אריזה ומשקל ברוטו, כולל האריזה.
חשוב לדעת אם מדובר בקרטונים, משטחים או ארגזים, האם אפשר לערום אותם ואם יש צורך באמצעי טעינה ופריקה מיוחדים.
הגדירו אריזה המתאימה למוצר ולמסלול, ומי נושא בעלותה.
נתונים אלה מאפשרים לתכנן את ההובלה.
אם הם משוערים, סמנו אותם כך והסכימו שהספק יעביר נתונים סופיים לפני הזמנת ההובלה.
אריזה גדולה או כבדה מהמתוכנן עשויה לשנות את ההצעה.
בקשו רשימת אריזה, Packing List, כשהיא זמינה; בשלבים מוקדמים אפשר להתחיל מאומדן ברור ומפורט.
בקשו לפחות הצעה מסודרת או Proforma Invoice לצורך בחינת העסקה, עם פרטי הצדדים, המוצרים, הכמויות, המחירים, המטבע ותנאי המכר והתשלום.
הפרופורמה מסייעת לתכנון אך אינה מחליפה חשבונית מסחרית ומסמכים הנדרשים לשחרור המשלוח בפועל.
בהמשך יידרשו בדרך כלל חשבונית מסחרית ורשימת אריזה, ולפי המוצר, מקורו והמסלול עשויים להידרש מפרט, מסמכי מקור, בדיקות או אישורים נוספים.
בררו את הדרישות לפני ההזמנה, ובקשו מהספק דוגמאות למסמכים שהוא מסוגל להמציא.
מוצר שנמכר בארץ או הצהרה כללית של הספק אינם מספיקים לקביעת אפשרות היבוא של הדגם שלכם.
תאמו מי מכין כל מסמך, מתי הוא מועבר ובאיזו צורה.
כאשר הבנק מעורב בתשלום, צריך להתאים את המסמכים גם לתנאי המנגנון הבנקאי.
בקשו לבדוק טיוטות לפני יציאת המטען, ככל שניתן, כדי לתקן תיאור או נתון חסרים בזמן.
הגדירו מקדמה ויתרה, מטבע, עמלות בנק והאירוע שמפעיל כל תשלום. ״יתרה לפני משלוח״ דורשת פירוט: לפני האיסוף, לפני יציאת האונייה או לפני מסירת מסמכים? אם סוכמה בדיקת איכות לפני היתרה, הגדירו מי מבצע אותה ומה נדרש לאישור.
רכזו את ההסכמות בפרופורמה מפורטת, בהזמנה או בהסכם מתאים, ודאגו לאישור מפורש של נציג מוסמך.
סכמו איך מאשרים שינוי במפרט, בכמות, במחיר או במועד, ומי מטפל בחוסר או באי התאמה.
בהתקשרות משמעותית כדאי להסדיר גם דין וסעיף יישוב מחלוקות בעזרת ייעוץ משפטי מתאים.
נניח שהספק כתב ״מחיר כולל משלוח, מוכן בתוך שלושה שבועות״.
הקונה הבין שהמוצר יגיע לכתובת העסק במועד הזה.
הספק התכוון לסיום ייצור בתוך שלושה שבועות ולהובלה עד הנמל בלבד.
שתי ההנחות ניתנות לבירור כבר בהזמנה באמצעות הגדרת מועד מוכנות, נקודת מסירה ופירוט ההוצאות.
רכזו הצעת ספק או פרופורמה, קישור למוצר ומפרט, פרטי המוכר, כמות וערך, ארץ ייצור וארץ משלוח, נתוני אריזה, תנאי המסירה והכתובת הסופית להובלה בארץ.
ציינו אילו נתונים חסרים ואילו משוערים.
כך אפשר לזהות מה צריך להשלים מול הספק ומה מחייב בדיקה מקצועית נוספת.
הערכת עלות משלוח המבוססת על נתונים משוערים היא בסיס לתכנון.
יש לעדכן אותה כאשר מתקבלים נתונים סופיים ולבדוק את תוקף המחירים והחיובים הרלוונטיים.
גם בירור דרישות היבוא צריך להתייחס למוצר המדויק ולעסקה המתוכננת.
יש לכם ספק, מוצר ומחיר? בגד אוברסיז נוכל לסייע לעשות סדר בפרטים הנדרשים לתכנון השילוח והשחרור.
פנו אלינו דרך האתר עם הצעת הספק והמידע שכבר אספתם.
בירור מוקדם מאפשר לחזור לספק עם שאלות מדויקות ולבחון את העסקה לפני אישור ההזמנה.